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會議接待方案

一、會前籌備工作

1、根據會議規模,確定接待規格。

2、發放會議通知和會議日程。

3、選擇會場。

二、會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
1、根據會議內容,在場內懸掛橫幅。

2、門口張貼歡迎和慶祝標語。

3、會場內花卉的擺放。

4、桌面上如需擺放茶杯、礦泉水,應擦洗干凈,擺放美觀、統一。

5、調試燈光、音箱、話筒、入場音樂、電腦、幻燈片、音像設備。

6、攝影師的位置、攝影所需椅子等。

三、坐席的配置

坐席的配置要適合會議的風格和氣氛,講究禮賓次序,主要有以下幾種配置方法:
  1、圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐,從而消除不平等的感覺。另外,與會者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交換意見。這種形式適于1020人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做,來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置,企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
  2、口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。
  3、教室型。這是采用得最多的一種形式,它適用于以傳達情況、指示為目的的會議,這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上,其余按左為下右為上的原則依次排列。

四、會議資料的準備

會務組應該準備有關會議議題的必要資料,這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會者,方便于與會者的閱讀和做好發言準備。

五、會議前的接待禮儀。
1、會前檢查。
  這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。

2、提前進入接待崗位。
  接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。
  ①簽到。設一張簽字臺,配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。如需要發放資料,應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。
  ②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室,由企業領導親自作陪,會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
  ③接待。與會者坐下后,接待人員應遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會者解答各種問題,滿足各種要求,提供盡可能周到的服務。


六、會議中的服務禮儀
  會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。倒茶服務人員注意觀察每一位與會者,以便及時為其添茶水。及時為其清理桌面垃圾。

七、會后服務
  會議結束后,全部接待人員應分工明確地做好會后處理工作。
  1、清理會議文件。根據保密原則,回收有關文件資料。

     2、整理會議紀要。

   3、新聞、信息報道。

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